Política de Uso y Tratamiento de Datos. Este documento explica de manera operativa cómo Despacho Total utiliza la información dentro de Despacho Total y complementa el Aviso de Privacidad Integral.
1. Responsable y contacto
- Responsable: Despacho Total
- Domicilio: El registrado por el responsable y disponible mediante el correo de contacto indicado.
- Correo de privacidad y derechos ARCO: soporte@despachototal.com
2. Principios de uso
Los datos serán utilizados bajo los principios de licitud, finalidad, lealtad, consentimiento, calidad, proporcionalidad, información y responsabilidad. El acceso y tratamiento deberán ser necesarios, adecuados y relevantes para una finalidad informada.
3. Usos autorizados
- crear y administrar la cuenta y el Portal del Cliente;
- integrar, consultar y actualizar expedientes;
- prestar servicios jurídicos, administrativos y de soporte;
- elaborar documentos, comunicaciones, agendas, reportes, recibos y respaldos;
- validar consentimiento, firma, identidad y trazabilidad;
- prevenir fraude, incidentes y accesos no autorizados;
- cumplir obligaciones legales, fiscales, profesionales y órdenes de autoridad;
- ejercer y defender derechos;
- mejorar la operación mediante métricas agregadas o anonimizadas.
4. Acceso por roles
El sistema separa la información por despacho y asigna permisos según funciones. Abogados, administradores, auxiliares, clientes, soporte técnico y proveedores sólo deberán acceder a la información indispensable para su tarea. El acceso sin autorización, la consulta por curiosidad y la divulgación indebida están prohibidos.
5. Uso de documentos y evidencia
Los documentos, firmas y registros técnicos se utilizarán para integrar el expediente, ejecutar instrucciones, acreditar comunicaciones y preservar evidencia. No deberán alterarse para cambiar su sentido. Las huellas criptográficas permiten detectar modificaciones y relacionar una constancia con el archivo aceptado.
Las huellas internas no equivalen, por sí mismas, a una constancia NOM-151 ni a una firma electrónica avanzada. Cuando una formalidad o riesgo específico lo requiera, se utilizará un Prestador de Servicios de Certificación, e.firma, ratificación o el mecanismo legal correspondiente.
6. Inteligencia artificial y automatización
Cuando se utilicen herramientas automatizadas o de inteligencia artificial, los datos se limitarán a lo necesario para la función solicitada y se aplicarán controles de acceso. Los resultados deberán revisarse antes de usarse en decisiones o documentos jurídicos. No se autoriza utilizar información de clientes para entrenar modelos públicos ni vender bases de datos.
7. Comunicaciones y colaboración
Los datos podrán compartirse internamente con el equipo asignado y, cuando sea necesario, con autoridades, peritos, fedatarios, corresponsales, proveedores o terceros vinculados al asunto, respetando el Aviso de Privacidad, la confidencialidad y el secreto profesional.
8. Prohibiciones
- vender, rentar o comercializar datos personales;
- usar información para discriminar, acosar, amenazar o perjudicar ilícitamente;
- copiar expedientes sin autorización o necesidad funcional;
- compartir contraseñas o permitir accesos de terceros;
- extraer bases de datos, eludir permisos o desactivar bitácoras;
- cargar datos que no sean pertinentes o que se hayan obtenido ilícitamente.
9. Calidad y actualización
La persona titular y el equipo del Despacho deberán procurar que la información sea exacta, completa y actual. Las correcciones se documentarán cuando afecten elementos relevantes del expediente o la evidencia.
10. Conservación y eliminación
La información se conservará mientras sea necesaria para el servicio y durante los plazos legales, contractuales, fiscales, probatorios y profesionales aplicables. La eliminación de una cuenta no implica la destrucción inmediata de datos que deban conservarse por obligación o defensa.
11. Seguridad
Se emplearán medidas administrativas, técnicas y físicas proporcionales al riesgo. Los usuarios deberán proteger sus dispositivos, no reutilizar contraseñas, cerrar sesiones y reportar incidentes. Las vulneraciones significativas se atenderán conforme a la ley y los protocolos internos.
12. Derechos y solicitudes
Las personas titulares pueden ejercer derechos ARCO, revocar consentimiento o solicitar limitación del uso mediante soporte@despachototal.com, acreditando identidad y describiendo claramente su petición. El procedimiento completo se encuentra en el Aviso de Privacidad Integral.
13. Cambios y prevalencia
Esta política podrá modificarse por cambios legales, técnicos u operativos. En caso de contradicción, prevalecerá el Aviso de Privacidad Integral para protección de datos y los Términos y Condiciones para el uso del portal, sin menoscabar derechos irrenunciables.